Metoda jednej kartki papieru czyli jak dobrze planować

Z CYKLU PRACA I FINANSE
 

Niektórzy mówią, że planowania trzeba się uczyć. To pewnego rodzaju strategia działania, która ma przynieść oczekiwane rezultaty czyli realizację celów.

Powstało wiele szkół i technik planowania. Kiedyś jako uczestnik szkolenia „Profesjonalna sekretarka” poznałam cala masę różnych technik oszczędzających czas, pozwalających rozłożyć poszczególne czynności w taki sposób, aby ze wszystkim zdążyć.

Jednak nie było tak naprawdę szkoły, która uczy planowania i zarządzania czasem kiedy ma się go… w nadmiarze. A wbrew pozorom zdarza się to coraz częściej. W grupie osób z nadmiarem czasu wolnego znajdują się osoby, które np. straciły prace, przeszły na emeryturę, rentę, świadczenia przedemerytalne, ale także Ci których specyfika pracy sprawia, że w niektórych okresach jest jej więcej a w innych mniej.

Moja metoda sprawdza się zarówno w przypadku pracoholików jak i osób z nadmierna ilością czasu wolnego. Zarówno osobom z pierwszej grupy jak i drugiej potrzebne jest zorganizowanie się po to by nie zwariować, czy to z nadmiaru czy niedoboru czasu wolnego.

Metodę nazwałam po prostu metodą jednej kartki papieru, bo aby ją zastosować wystarczy dosłownie jedna kartka. Kalendarz można również zastosować choć niekoniecznie.

Metoda jest bardzo prosta. Na kartce papieru spisujesz wszystkie ważne sprawy, które chcesz załatwić w danym okresie czasu. Czasem jest tak, że wystarczy usiąść w spokojnym miejscu i zastanowić się co cię czeka w najbliższym tygodniu i to spisać w punktach. Dla ułatwienia punkty można podzielić na działy. Ja akurat mam takie działy jak: PRACA, RELACJE, ZDROWIE, DODATKOWE, ZAINTERESOWANIA.

W dziale PRACA zapisuje wszystko to co jest ważne w mojej pracy, czyli np. zrobienia zestawienie, napisanie projektu, uporządkowanie dokumentacji, wykonanie telefonów, zamówienie „czegośtam” itp.

W dziale RELACJE wpisuję wszystkie informacje nt. tego kiedy mam się z kimś spotkać, wykonania telefonów do przyjaciół (z którymi rozmowy trwają przeciętnie godzinę), odpisywania na maile (nie zawsze jestem w stanie od razu odpisać choć staram się to robić), przypomnienia o uroczystościach.

W dziale ZDROWIE zapisuje np. informacje nt. wizyt u lekarza czy to już zaplanowanych czy dopiero do zaplanowania, terminy badań, przypomnienie o wykupieniu leków (w moim przypadku to jest akurat ważny dział, ale wiem, że większość ludzi w sumie nie musi go mieć).

W dziale DODATKOWE zapisuję m.in. przypomnienia zrobienia zakupów (niestandardowych), sprawdzenia pewnych informacji, zrobienie czegoś o co ktoś mnie prosi itp.

W dziale ZAINTERESOWANIA wpisuję adresy ciekawych stron internetowych, które chce sprawdzić, tytuły książek, nazwy filmów, nazwiska ciekawych ludzi, wszystko to co jest związane z moim zainteresowaniami a co może mi się przydać.

Wszystkie te informacje notuje na jednej kartce, a po zrealizowaniu poszczególnych zadań, wykreślam je. W każdej chwili mogę dopisywać kolejne zadania, bo kartkę zawsze noszę przy sobie Po wykreśleniu większości, biorę nową kartkę przepisuje to co zostało, a nowe zadania po prostu zapisuję. Taką zmianę robię mniej więcej co tydzień, zwykle w niedzielę.

Kiedy zaczęłam pracować postanowiłam zastosować też kalendarz na co dzień, jednak służy mi on bardziej jako sposób na porządkowanie zadań, które już zostały wykonane i pewnego rodzaju pamiętnik, w którym zapisuje ważne informacje, które załatwiłam w danym dniu.

W pracy używam również pen driva. Nie  pozostawiam zapisanych dokumentów na pulpicie komputera w pracy, wszystko mam w jednym miejscu. Raz na jakiś czas zgrywam sobie dane na dysk przenośny.

Metoda jednej kartki jest minimalistyczną metodą i świetnie sprawdza się u mnie. Stosuje ją już prawie rok. Polecam każdemu, bo można zyskać tak wiele za tak niewiele.